O zápis do zvláštní matriky může požádat fyzická osoba, které se zápis týká.

Podmínkou pro zápis do zvláštní matriky v Brně je, aby osoba, jíž se zápis týká byla státním občanem České republiky.

Dostavit se osobně na kterýkoliv matriční úřad v České republice nebo na zastupitelský úřad České republiky v cizině, nebo přímo na zvláštní matriku Brně, předložit předepsané doklady a sepsat zápis o uzavření manželství.

• cizozemský oddací list přeložený do českého jazyka (soudním překladatelem v České republice, popř. v cizině, pokud je tak stanoveno v příslušné smlouvě), popř. cizozemský oddací list s vícejazyčným formulářem (týká se členských států Evrposké unie). Jestliže k uzavření manželství došlo ve státě, s nímž ČR nemá uzavřenou dvoustrannou mezinárodní smlouvu nebo dohodu o právní pomoci, musí být cizozemský oddací list doplněn o vyšší ověření - tzn. superlegalizaci na zastupitelském úřadě ČR v cizině nebo Apostillu (informaci, který úřad v cizině provádí ověření Apostillou podá matrika, kde byl vydán cizozemský rodný list). 
• doklad o státním občanství (platný občanský průkaz, příp. osvědčení o státním občanství ČR nebo platný cestovní pas, doplněný prohlášením o nepozbytí státního občanství ČR) 
• rodné listy snoubenců (občanů ČR, pokud druhý snoubenec již není státní občan ČR a narodil se v České republice - rodný list doložit vždy) a doklad o pozbytí státního občanství České republiky - odsun, propuštění atd. 
• u rozvedených státních občanů České republiky rozsudek o rozvodu předchozího manželství s razítkem nabytí právní moci (pokud byl rozvod vysloven na území cizího státu, s nímž není uzavřena dohoda/není signatářem Haagské úmluvy, musí být rozsudek uznán Nejvyšším soudem ČR v Brně, případně osvědčení dle čl. 39, týkající se rozhodnutí ve věcech manželských - bližší informace obdržíte na matričním úřadu. 
• u ovdovělých úmrtní list. 
• v případě, že ženich nebo nevěsta byli rozvedeni a po rozvodu přijali zpět své dřívější příjmení ve lhůtě 30 dnů od nabytí právní moci rozsudku o rozvodu, je nutno předložit příslušný doklad. - pokud bylo vydáno rozhodnutí o změně příjmení nebo jména matričním úřadem v České republice - předložit doklad.

Za vydání prvopisu oddacího listu zvláštní matrikou v Brně není stanoven žádný poplatek.

Matriční úřad postoupí zápis o uzavření manželství spolu s předepsanými doklady do zvláštní matriky v Brně bezprostředně po sepsání. Zvláštní matrika nový oddací list zašle matričnímu úřadu, který jej bezodkladně předá žadateli.